Tu día empieza con una avalancha de correos electrónicos y mensajes en Slack. Antes de que hayas podido procesarlos todos, llega la hora de las reuniones. El café que has estado esperando no es suficiente para compensar el tiempo perdido.
Más reuniones, correos electrónicos y preocupaciones que atender. Y, por supuesto, trabajo que terminar a tiempo.
A las 5 de la tarde, a pesar del ajetreo, la lista de tareas pendientes sigue llena. ¿Le resulta familiar?
Muchos empleados y directivos se ven atrapados en esta loca carrera. Sobrecargados de trabajo, son menos productivos. La culpa es de una mala gestión del tiempo. Pero hay una solución.
Gestión del tiempo: un reto para empleados y directivos
La Harvard Business Review denomina "inacción activa" a este fenómeno de actividad improductiva provocada por una mala gestión del tiempo.
La inacción activa es cuando crees que te estás ocupando de asuntos urgentes e importantes, pero no haces más que pedalear. Es muy común en el mundo laboral moderno.
He aquí algunos factores que contribuyen a la inacción activa:
- La presión del trabajo rápido
- El ritmo de trabajo se acelera, presionando a los empleados. La carga de trabajo aumenta, generando estrés y agotamiento.
- Demuestre su compromiso
- Mucha gente piensa que las personas más ocupadas son las más implicadas. Los empleados hacen demasiado para demostrar su valía, aunque sea inmanejable.
- Una cultura tóxica
- Si su empresa recompensa los malos hábitos y favorece la apariencia de actividad en lugar de la productividad, esto fomenta la inacción activa.
- Herramientas digitales inadecuadas
- La gestión del trabajo y del tiempo debe basarse en soluciones digitales integradas y automatizadas para liberar tiempo y reducir el estrés.
Volver a lo básico: ¿qué es la gestión del tiempo y por qué es importante?
La gestión del tiempo es la capacidad de planificar y controlar cómo pasas los días para alcanzar tus objetivos. Una gestión eficaz del tiempo implica establecer objetivos y prioridades claros, que le ayuden a identificar las tareas esenciales y las que no lo son. La gestión del tiempo afecta a nuestro trabajo, nuestro hogar, nuestra vida social, nuestros proyectos paralelos y nuestro tiempo de ocio.
En nuestra acelerada vida laboral digital, la gestión del tiempo nos permite controlar cada día y aprovechar al máximo cada hora. Nos permite ser más productivos y eficientes sin pasar horas trabajando hasta altas horas de la noche.
¿Cómo afecta a su vida la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo influye en:
- Lo que queremos hacer frente a lo que realmente hacemos
- Cómo priorizar lo realmente importante
- Cómo planificamos
- La eficacia con la que avanzamos hacia nuestros objetivos a largo plazo
- Cómo integramos las pausas y el tiempo libre en nuestra jornada
- Nuestros niveles de estrés (y, por tanto, nuestro bienestar general)
Nuestro principio rector para la gestión del tiempo: centrarse en el qué, no en el cómo
No planifiques cómo vas a emplear tu tiempo. En lugar de eso, decide qué quieres conseguir y cuándo. Esto te ayudará a desviar tu atención del tiempo dedicado (que a menudo provoca esa sensación de estrés y superficialidad) hacia el progreso y la ejecución. Adoptar este enfoque requiere un cambio de mentalidad, pero una vez que empieces a utilizar este principio, estarás en el buen camino para recuperar el control de tu día y aumentar tu productividad.
3 características de una gestión eficaz del tiempo
La gestión eficaz del tiempo tiene tres características principales:
- Responsabilidad - ¿Asume su responsabilidad?
- Motivación - ¿Eres proactivo y estás decidido a utilizar tu tiempo sabiamente?
- Realismo - ¿Son realistas sus objetivos y plazos?
Los empleados y directivos víctimas de la inacción activa suelen estar muy motivados y asumen sus responsabilidades, pero carecen de la tercera característica crucial: no son realistas. No es realista intentar que todo se haga en un tiempo récord y con la mayor calidad posible.
Por eso hay que frenar, fijar objetivos y establecer prioridades.
8 claves para gestionar el tiempo como un profesional
Todos sabemos que hay que ser responsable, motivado y realista para gestionar bien el tiempo. Pero, ¿qué habilidades hay que desarrollar para dominar realmente la gestión del tiempo? Aquí tienes 8 habilidades esenciales:
1. Establecimiento de objetivos
Este es el primer paso: definir claramente lo que quiere conseguir, ya sea solo o en equipo.
2. Clasificar las tareas por importancia
Es esencial saber qué tareas tienen prioridad y cuáles pueden esperar o delegarse. Así es más fácil avanzar.
3. Organizarse
Ser organizado significa mantener el control y no olvidar nada. Hay que gestionar los recursos y la información, supervisar los progresos y comunicarse con los demás.
4. Persevera
No te rindas, sobre todo en proyectos a largo plazo. La perseverancia te ayuda a terminar las tareas a tiempo.
5. Mantener la concentración
Las distracciones nos hacen perder mucho tiempo. Tienes que mantenerte centrado en tus objetivos para evitar distraerte.
6. Ser flexible
Es importante ser adaptable. Lo inesperado puede obligarnos a cambiar nuestros planes, así que no te estreses, ¡simplemente adáptate!
7. Delegado
No somos superhéroes, hay que saber compartir el trabajo con los demás. Eso hace que las cosas sucedan y es un alivio.
8. Comunicar
Es esencial, sobre todo en un equipo. Una buena comunicación nos ayuda a estar en la misma onda y avanzar juntos.
¿Qué es un objetivo SMART?
Hemos visto que fijar objetivos es crucial para gestionar el tiempo. Los profesionales de la organización y la gestión del tiempo han desarrollado un método brillante para conseguirlo.
El método SMART ayuda a definir objetivos claros y alcanzables. Fue desarrollado por los grandes nombres de la gestión, Peter Drucker y Robert S. Rubin. Un objetivo SMART tiene las siguientes características:
- Específico - ¿El objetivo es claro e importante?
- Mensurable - ¿Cómo se mide el éxito?
- Alcanzable - ¿Es realista y factible?
- Realista - ¿Sirve para algo importante?
- Tiempo - ¿Podemos planificar las etapas?
La lista SMART es una gran herramienta para aprovechar al máximo tu tiempo, recursos y energía, y obtener los mejores resultados.
6 consejos para gestionar mejor el tiempo
Aquí tienes seis consejos para mejorar tu gestión del tiempo y evitar la inacción activa.
- Establece objetivos (utilizando el método SMART) y prioriza tus tareas.
Tenga claros sus objetivos y plazos para alcanzar el éxito.
- Concéntrese en sus objetivos más que en el tiempo dedicado a cada tarea.
Decide qué quieres conseguir al final de cada sesión de trabajo para progresar más rápidamente. - Planifica tu trabajo pensando en los recursos y el tiempo necesarios.
Un buen calendario con hitos y plazos le ayudará a prepararse adecuadamente. - Recompensar la responsabilidad y el progreso en lugar de las falsas actividades.
Cambiar la cultura para eliminar la inacción activa y centrarse en la calidad y el progreso. - Utilice una plantilla de gestión del tiempo para crear una base normalizada.
Un modelo reproducible para cada proyecto facilita el mejor aprovechamiento del tiempo. - Adopte un sistema de gestión del tiempo para simplificar el seguimiento y la comunicación.
Herramientas como un Sistema operativo automatizar el trabajo repetitivo y simplificar la organización para ahorrar tiempo.
Work OS: la herramienta de gestión del tiempo definitiva
En la era digital, es crucial disponer de un sistema de gestión del tiempo adaptado a nuestro ecosistema digital. Work OS es la herramienta ideal para ello.
Work OS centraliza todo para los equipos. Se integra con las aplicaciones y sistemas existentes y proporciona una plataforma clara para gestionar el trabajo. Puedes hacer listas de tareas, añadir comentarios, etiquetar a compañeros, actualizar el estado y hacer un seguimiento del rendimiento.
Plataformas como monday.com facilitan la fijación de objetivos, la delegación, el cumplimiento de plazos y la comunicación.
En Zippo, monday.com ha simplificado la gestión de proyectos y acelerado sus ciclos. Desde que adoptó monday.com, Zippo ha aumentado el volumen de sus proyectos en 87 % y ha ahorrado el equivalente a 36 semanas de trabajo.
Gestione mejor su tiempo para triunfar
La gestión del tiempo es esencial para el éxito de cualquier trabajo. Sin la estructura adecuada, se instauran malos hábitos, como la inacción activa, y los proyectos importantes se retrasan.
Siguiendo estos consejos, podrá mejorar la calidad y la rapidez de su trabajo.
¿Quieres ser más productivo? Prueba este modelo de gestión de tareas en equipo.
Fuente: lunes.com
